Offenes Verfahren

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Bei einem offenen Verfahren fordert der öffentliche Auftraggeber eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Angeboten auf (GWB § 119 Abs. 3, VgV § 15 Abs. 1 Satz 1). Jedes interessierte Unternehmen kann ein Angebot abgeben (VgV § 15 Abs. 1 Satz 2; VOB/A § 3b EU Abs. 1; SektVO § 14 Abs. 1).

Der öffentliche Auftraggeber darf von den Bietern nur Aufklärung über das Angebot oder deren Eignung verlangen. Verhandlungen, insbesondere über Änderungen der Angebote oder Preise, sind unzulässig. (VgV § 15 Abs. 4)

Offenes Verfahren.png

Die einzelnen Verfahrensschritte

Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Vor dem Beginn des Vergabeverfahrens im engeren Sinne sind verschiedene Vorbereitungen zu treffen, u.a. ist die sog. Vergabereife herzustellen<ref>vgl. Angela Dageförde, Holger Thärichen, et al., Handbuch für den Fachanwalt für Vergaberecht (Schriftenreihe des forum vergabe), Bundesanzeiger Verlag, 3. Januar 2019, ISBN 9783846206836, S. 79</ref>. Der öffentliche Auftraggeber soll erst dann ausschreiben, wenn alle Vergabeunterlagen fertig gestellt sind und wenn innerhalb der angegebenen Fristen mit der Ausführung begonnen werden kann (VOB/A § 2 EU Abs. 8). Das Vergabeverfahren ist in mehreren Schritten vorzubereiten:

Das eigentliche Vergabeverfahren (im engeren Sinne) beginnt dann im Anschluss mit der Auftragsbekanntmachung.

Vergabeverfahren im engeren Sinne

Vorinformation, § 38 VgV (nur für EU-weiteAusschreibungen)

Der öffentliche Auftraggeber kann die Absicht einer geplanten Auftragsvergabe mittels Veröffentlichung einer Vorinformation (Prior Information Notice, PIN) nach dem Muster gemäß Anhang I der Durchführungsverordnung (EU) 2015/1986 der Kommission vom 11. November 2015 zur Einführung von Standardformularen für die Veröffentlichung von Vergabebekanntmachungen für öffentliche Aufträge und zur Aufhebung der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 842/2011 bekanntgeben (VgV § 38 Abs. 1).

Die Vorinformation kann an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union versandt oder im Beschafferprofil veröffentlicht werden. Veröffentlicht der öffentliche Auftraggeber eine Vorinformation im Beschafferprofil, übermittelt er die Mitteilung dieser Veröffentlichung dem Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union nach dem Muster gemäß Anhang VIII der Durchführungsverordnung (EU) 2015/1986 der Kommission vom 11. November 2015 zur Einführung von Standardformularen für die Veröffentlichung von Vergabebekanntmachungen für öffentliche Aufträge und zur Aufhebung der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 842/2011. (VgV § 38 Abs. 2)

Hat der öffentliche Auftraggeber eine Vorinformation gemäß Absatz 1 veröffentlicht, kann die Mindestfrist für den Eingang von Angeboten im offenen Verfahren auf 15 Tage und im nicht offenen Verfahren oder Verhandlungsverfahren auf zehn Tage verkürzt werden, sofern

  1. die Vorinformation alle nach Anhang I der Durchführungsverordnung (EU) 2015/1986 geforderten Informationen enthält, soweit diese zum Zeitpunkt der Veröffentlichung der Vorinformation vorlagen, und
  2. die Vorinformation wenigstens 35 Tage und nicht mehr als zwölf Monate vor dem Tag der Absendung der Auftragsbekanntmachung zur Veröffentlichung an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union übermittelt wurde. (VgV § 38 Abs. 3)

Mit Ausnahme oberster Bundesbehörden kann der öffentliche Auftraggeber gemäß VgV § 38 Abs. 4 Satz 1 im nicht offenes Verfahren oder im Verhandlungsverfahren auf eine Auftragsbekanntmachung nach VgV § 37 Absatz 1 verzichten, sofern die Vorinformation

  1. die Liefer- oder Dienstleistungen benennt, die Gegenstand des zu vergebenden Auftrages sein werden,
  2. den Hinweis enthält, dass dieser Auftrag im nicht offenen Verfahren oder Verhandlungsverfahren ohne gesonderte Auftragsbekanntmachung vergeben wird,
  3. die interessierten Unternehmen auffordert, ihr Interesse mitzuteilen (Interessensbekundung),
  4. alle nach Anhang I der Durchführungsverordnung (EU) 2015/1986 geforderten Informationen enthält und
  5. wenigstens 35 Tage und nicht mehr als zwölf Monate vor dem Zeitpunkt der Absendung der Aufforderung zur Interessensbestätigung veröffentlicht wird.

Ungeachtet der Verpflichtung zur Veröffentlichung der Vorinformation können solche Vorinformationen zusätzlich in einem Beschafferprofil veröffentlicht werden (VgV § 38 Abs. 4 Satz 2).

Der öffentliche Auftraggeber fordert alle Unternehmen, die auf die Veröffentlichung einer Vorinformation nach Absatz 4 hin eine Interessensbekundung übermittelt haben, zur Bestätigung ihres Interesses an einer weiteren Teilnahme auf (Aufforderung zur Interessensbestätigung). Mit der Aufforderung zur Interessensbestätigung wird der Teilnahmewettbewerb nach § 16 Absatz 1 und § 17 Absatz 1 eingeleitet. 3Die Frist für den Eingang der Interessensbestätigung beträgt 30 Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Aufforderung zur Interessensbestätigung. (VgV § 38 Abs. 5)

Der von der Vorinformation abgedeckte Zeitraum beträgt höchstens zwölf Monate ab dem Datum der Übermittlung der Vorinformation an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union. (VgV § 38 Abs. 6)

Auftragsbekanntmachung (VgV § 37) mit Bereitstellung der Vergabeunterlagen (VgV § 41 Abs. 1)

Der öffentliche Auftraggeber gibt nach VgV § 41 Abs. 1 in der Auftragsbekanntmachung oder der Aufforderung zur Interessensbestätigung eine elektronische Adresse an, unter der die Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden können. Für den Zugang zur Auftragsbekanntmachung und zu den Vergabeunterlagen darf der öffentliche Auftraggeber keine Registrierung verlangen; eine freiwillige Registrierung ist zulässig<ref>VgV § 9 (Grundsätze der Kommunikation) Abs. 3 Satz 2</ref>.

Der öffentliche Auftraggeber kann nach VgV § 41 Abs. 2 Satz 1 die Vergabeunterlagen auf einem anderen geeigneten Weg übermitteln, wenn die erforderlichen elektronischen Mittel zum Abruf der Vergabeunterlagen

  1. aufgrund der besonderen Art der Auftragsvergabe nicht mit allgemein verfügbaren oder verbreiteten Geräten und Programmen der Informations- und Kommunikationstechnologie kompatibel sind,
  2. Dateiformate zur Beschreibung der Angebote verwenden, die nicht mit allgemein verfügbaren oder verbreiteten Programmen verarbeitet werden können oder die durch andere als kostenlose und allgemein verfügbare Lizenzen geschützt sind<ref>z.B. CAD-Formate</ref>, oder
  3. die Verwendung von Bürogeräten voraussetzen, die dem öffentlichen Auftraggeber nicht allgemein zur Verfügung stehen<ref>z.B. Plotter</ref>.

Die Angebotsfrist wird in diesen Fällen um fünf Tage verlängert, sofern nicht ein Fall hinreichend begründeter Dringlichkeit gemäß VgV § 15 Absatz 3, VgV § 16 Absatz 7 oder VgV § 17 Absatz 8 vorliegt<ref>VgV § 41 Abs. 2 Satz 1</ref>.

Der öffentliche Auftraggeber gibt in der Auftragsbekanntmachung oder in der Aufforderung zur Interessensbestätigung an, welche Maßnahmen er zum Schutz der Vertraulichkeit von Informationen anwendet und wie auf die Vergabeunterlagen zugegriffen werden kann. Die Angebotsfrist wird in diesen Fällen um fünf Tage verlängert, es sei denn, die Maßnahme zum Schutz der Vertraulichkeit besteht ausschließlich in der Abgabe einer Verschwiegenheitserklärung oder es liegt ein Fall hinreichend begründeter Dringlichkeit gemäß VgV § 15 Absatz 3, VgV § 16 Absatz 7 oder VgV § 17 Absatz 8 vor.<ref>VgV § 41 Abs. 3</ref>


Angebotsfrist

Die Frist für den Eingang der Angebote (Angebotsfrist) betrug beim offenen Verfahren nach VgV § 15 Abs. 2 (bis einschließlich 17. Oktober 2018) mindestens 35 Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Auftragsbekanntmachung. Da der öffentliche Auftraggeber gemäß VgV § 15 Abs. 4 die Frist gemäß VgV § 15 Absatz 2 um fünf Tage verkürzen kann, wenn er die elektronische Übermittlung der Angebote akzeptiert, beträgt ab dem 18. Oktober 2018 die Mindestfrist gemäß VgV § 81 wegen Ablaufs der Übergangsfrist zu VgV § 53 grundsätzlich 30 Tage<ref>vgl. Angela Dageförde, Holger Thärichen, et al., Handbuch für den Fachanwalt für Vergaberecht (Schriftenreihe des forum vergabe), Bundesanzeiger Verlag, 3. Januar 2019, ISBN 9783846206836, Seite 81</ref>. Für den Fall, dass eine hinreichend begründete Dringlichkeit die Einhaltung der Frist gemäß VgV § 15 Absatz 2 unmöglich macht, kann der öffentliche Auftraggeber eine Frist festlegen, die 15 Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Auftragsbekanntmachung, nicht unterschreiten darf (VgV § 15 Abs. 3).

Angebotseröffnung

Angebotseröffnung

Eignungsprüfung<ref>vgl. VgV § 42 Abs. 3</ref>

Der Auftraggeber überprüft die Eignung der Bewerber oder Bieter anhand von Eignungskriterien.

Prüfung und Wertung von Angeboten

Prüfung und Wertung von Angeboten beim offenen Verfahren folgen einem vierstufigen Schema<ref>vgl. Angela Dageförde, Holger Thärichen, et al., Handbuch für den Fachanwalt für Vergaberecht (Schriftenreihe des forum vergabe), Bundesanzeiger Verlag, 3. Januar 2019, ISBN 9783846206836, S. 82 f.</ref>:

(1) Formelle Angebotsprüfung: Nach der Angebotsöffnung findet eine formelle Angebotsprüfung statt.

(2) Eignungsprüfung: Es folgt die Eignungsprüfung, GWB § 122: Der Auftraggeber überprüft die Eignung der Bewerber oder Bieter anhand von Eignungskriterien.

(3) Angebot mit ungewöhnlich niedrigem Preis: Erscheinen der Preis oder die Kosten eines Angebots im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig, verlangt der öffentliche Auftraggeber vom Bieter Aufklärung (VgV § 60 Abs. 1). Der öffentliche Auftraggeber prüft die Zusammensetzung des Angebots und berücksichtigt die übermittelten Unterlagen (VgV § 60 Abs. 2 Satz 1). Die Prüfung kann nach VgV § 60 Abs. 2 Satz 2 insbesondere betreffen:

  1. die Wirtschaftlichkeit des Fertigungsverfahrens einer Lieferleistung oder der Erbringung der Dienstleistung,
  2. die gewählten technischen Lösungen oder die außergewöhnlich günstigen Bedingungen, über die das Unternehmen bei der Lieferung der Waren oder bei der Erbringung der Dienstleistung verfügt,
  3. die Besonderheiten der angebotenen Liefer- oder Dienstleistung,
  4. die Einhaltung der Verpflichtungen nach GWB § 128 Absatz 1, insbesondere der für das Unternehmen geltenden umwelt-, sozial- und arbeitsrechtlichen Vorschriften, oder
  5. die etwaige Gewährung einer staatlichen Beihilfe an das Unternehmen.

Kann der öffentliche Auftraggeber nach der Prüfung gemäß den Absätzen 1 und 2 die geringe Höhe des angebotenen Preises oder der angebotenen Kosten nicht zufriedenstellend aufklären, darf er den Zuschlag auf dieses Angebot ablehnen. Der öffentliche Auftraggeber lehnt das Angebot ab, wenn er festgestellt hat, dass der Preis oder die Kosten des Angebots ungewöhnlich niedrig sind, weil Verpflichtungen nach Absatz 2 Satz 2 Nummer 4 nicht eingehalten werden (VgV § 60 Abs. 3).

Stellt der öffentliche Auftraggeber fest, dass ein Angebot ungewöhnlich niedrig ist, weil der Bieter eine staatliche Beihilfe erhalten hat, so lehnt der öffentliche Auftraggeber das Angebot ab, wenn der Bieter nicht fristgemäß nachweisen kann, dass die staatliche Beihilfe rechtmäßig gewährt wurde. Der öffentliche Auftraggeber teilt die Ablehnung der Europäischen Kommission mit. (VgV § 60 Abs. 4)

(4) Zuschlagskriterien/Wirtschaftlichstes Angebot: Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt (GWB § 127 Abs. 1 Satz 1). Die Zuschlagskriterien müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen (GWB § 127 Abs. 3 Satz 1). Die Zuschlagskriterien müssen so festgelegt und bestimmt sein, dass die Möglichkeit eines wirksamen Wettbewerbs gewährleistet wird, der Zuschlag nicht willkürlich erteilt werden kann und eine wirksame Überprüfung möglich ist, ob und inwieweit die Angebote die Zuschlagskriterien erfüllen (GWB § 127 Abs. 4 Satz 1).

Bei Abfassung und Bekanntmachung der Zuschlagskriterien sind folgende Grundregeln zu beachten:

  1. Die Zuschlagskriterien dürfen keine uneingeschränkte Wahlfreiheit übertragen<ref>EuGH, Urteil vom 17.09.2002 - C-513/99; EuGH, Urteil vom 20.09.1988 – C-31/87; Handbuch für ein umweltorientiertes öffentliches Beschaffungswesen der Europäischen Union (Stand: Februar 2016) © Europäische Union, 2016, Nachdruck mit Quellenangabe gestattet , 5.1.2 Abfassung und Bekanntmachung der Zuschlagskriterien, Seite 55</ref>
  2. Zuschlagskriterien sollten die Möglichkeit eines effektiven Wettbewerbs gewährleisten<ref>Handbuch für ein umweltorientiertes öffentliches Beschaffungswesen der Europäischen Union (Stand: Februar 2016) © Europäische Union, 2016, Nachdruck mit Quellenangabe gestattet , 5.1.2 Abfassung und Bekanntmachung der Zuschlagskriterien, Seite 56</ref>
  3. Zuschlagskriterien müssen vorab bekannt gegeben worden sein.<ref>Richtlinie 2014/24/EU Anhang V, Teil C (18); Handbuch für ein umweltorientiertes öffentliches Beschaffungswesen der Europäischen Union (Stand: Februar 2016) © Europäische Union, 2016, Nachdruck mit Quellenangabe gestattet , 5.1.2 Abfassung und Bekanntmachung der Zuschlagskriterien, Seite 56</ref> Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt.<ref>GWB § 127 Abs. 1 Satz 1; VgV § 58 Abs. 1; VOB/A § 16d Abs. 1 Nr. 4 Satz 1; VOB/A § 16d EU Abs. 2 Nr. 1 Satz 1; UVgO § 43 Abs. 1</ref> In einer Bewertungsmatrix können die Kriterien für die Bewertung der Wirtschaftlichkeit eines Angebots aufgestellt werden<ref>vgl. Informationstechnikzentrum Bund im Auftrag des Beauftragten der Bundesregierung für die Informationstechnik, http://download.gsb.bund.de/BundesCIO/V-Modell_XT_Bund/V-Modell%20XT%20Bund-2.0-HTML/423f1249207f3e1.html</ref>. Alle Angebote werden in gleicher Weise und abschließend anhand dieser Kriterien bewertet. Die Bewertungsmatrix ist Bestandteil der Vergabeunterlagen."<ref>Quelle: Informationstechnikzentrum Bund im Auftrag des Beauftragten der Bundesregierung für die Informationstechnik, http://download.gsb.bund.de/BundesCIO/V-Modell_XT_Bund/V-Modell%20XT%20Bund-2.0-HTML/423f1249207f3e1.html</ref>

Informations- und Wartepflicht (nur für EU-weite Ausschreibungen)

Oberhalb der Schwellenwerte

Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, nach GWB § 134 Abs. 1 Satz 1 über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist (GWB § 134 Abs. 1 Satz 2).

Ein Vertrag darf nach GWB § 134 Abs. 2 Satz 1 erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist nach GWB § 134 Abs. 2 Satz 2 auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an (GWB § 134 Abs. 2 Satz 3).

Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist. Im Fall verteidigungs- oder sicherheitsspezifischer Aufträge können öffentliche Auftraggeber beschließen, bestimmte Informationen über die Zuschlagserteilung oder den Abschluss einer Rahmenvereinbarung nicht mitzuteilen, soweit die Offenlegung den Gesetzesvollzug behindert, dem öffentlichen Interesse, insbesondere Verteidigungs- oder Sicherheitsinteressen, zuwiderläuft, berechtigte geschäftliche Interessen von Unternehmen schädigt oder den lauteren Wettbewerb zwischen ihnen beeinträchtigen könnte. (GWB § 134 Abs. 3)

Zuschlag (oder Aufhebung des Vergabeverfahrens)

Information der nicht berücksichtigten Bieter

Normen

Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)

Vergabeverordnung (VgV)

Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil A (VOB/A)<ref>Allgemeine Bestimmungen für die Vergabe von Bauleistungen</ref>

  • VOB/A § 3b EU Abs. 1: Bei einem offenen Verfahren wird eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Angeboten aufgefordert. Jedes interessierte Unternehmen kann ein Angebot abgeben.

Sektorenverordnung (SektVO)

Siehe auch

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