Dokumentation des Vergabeverfahrens

Der öffentliche Auftraggeber dokumentiert das Vergabeverfahren von Beginn an fortlaufend in Textform nach BGB § 126b, soweit dies für die Begründung von Entscheidungen auf jeder Stufe des Vergabeverfahrens erforderlich ist<ref>VgV § 8 Abs. 1; UVgO § 6 Abs. 1</ref>. Dazu gehört nach VgV § 8 Abs. 1 zum Beispiel

• die Dokumentation der Kommunikation mit Unternehmen und
• interner Beratungen,
• der Vorbereitung der Auftragsbekanntmachung und
• der Vergabeunterlagen,
• der Öffnung der Angebote, Teilnahmeanträge und Interessensbestätigungen,
• der Verhandlungen und der Dialoge mit den teilnehmenden Unternehmen sowie
• der Gründe für Auswahlentscheidungen und den Zuschlag.

UVgO § 6 ist in deutlich vereinfachter Fassung dem VgV § 8 sowie dem bisherigen VOL/A § 20 nachgebildet. Im Unterschied zur Oberschwelle muss nach der UVgO jedoch kein förmlicher Vergabevermerk, sondern (lediglich) eine Dokumentation angefertigt werden. Aus Vereinfachungsgründen wurde wie bisher darauf verzichtet, die einzelnen zu dokumentierenden Daten aufzunehmen<ref>Erläuterungen des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie zur Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte, S. 2.</ref>.

Die Dokumentation sollte aber mindestens folgende Angaben enthalten:

• die Gründe für die Anwendung der Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb und der Verhandlungsvergabe,
• die Gründe für den Verzicht auf die Vergabe von Teil- und Fachlosen,
• die Gründe, warum der Gegenstand des Auftrags die Vorlage von Eignungsnachweisen erfordert und ggf. warum in diesen Fällen Nachweise verlangt werden müssen, die über die Eigenerklärungen hinausgehen,
• die Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Auswahl,
• die Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Ablehnung,
• den Namen des erfolgreichen Bieters und die Gründe für die Auswahl seines Angebotes,
• ggf. die Gründe, aus denen der Auftraggeber auf die Vergabe eines Auftrags oder einer Rahmenvereinbarung verzichtet hat.<ref>Erläuterungen des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie zur Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte, S. 2.</ref>

Absatz 2 sieht annähernd die gleichen Vorschriften für die Aufbewahrung von Angeboten, Teilnahmeanträgen und Anlagen vor wie die VgV für den Oberschwellenbereich. Die Aufbewahrung von Angeboten und Teilnahmeanträgen unterlegener Bieter oder Bewerber über den Zeitraum von drei Jahren hinaus (bis zum Ende der Vertragslaufzeit) ist jedoch nicht erforderlich.<ref>Erläuterungen des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie zur Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte, S. 2.</ref>

Vergabevermerk

Der öffentliche Auftraggeber fertigt nach VgV § 8 Abs. 2<ref>vgl. auch VOB/A § 20 EU, SektVO § 8, KonzVgV § 6</ref> über jedes Vergabeverfahren im Oberschwellenbereich einen Vermerk in Textform nach BGB § 126b an. Dieser Vergabevermerk umfasst mindestens Folgendes:

1. den Namen und die Anschrift des öffentlichen Auftraggebers sowie Gegenstand und Wert des Auftrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems,
2. die Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Auswahl,
3. die nicht berücksichtigten Angebote und Teilnahmeanträge sowie die Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Nichtberücksichtigung,
4. die Gründe für die Ablehnung von Angeboten, die für ungewöhnlich niedrig befunden wurden,
5. den Namen des erfolgreichen Bieters und die Gründe für die Auswahl seines Angebots sowie, falls bekannt, den Anteil am Auftrag oder an der Rahmenvereinbarung, den der Zuschlagsempfänger an Dritte weiterzugeben beabsichtigt, und gegebenenfalls, soweit zu jenem Zeitpunkt bekannt, die Namen der Unterauftragnehmer des Hauptauftragnehmers,
6. bei Verhandlungsverfahren und wettbewerblichen Dialogen die in § 14 Absatz 3 genannten Umstände, die die Anwendung dieser Verfahren rechtfertigen,
7. bei Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb die in § 14 Absatz 4 genannten Umstände, die die Anwendung dieses Verfahrens rechtfertigen,
8. gegebenenfalls die Gründe, aus denen der öffentliche Auftraggeber auf die Vergabe eines Auftrags, den Abschluss einer Rahmenvereinbarung oder die Einrichtung eines dynamischen Beschaffungssystems verzichtet hat,
9. gegebenenfalls die Gründe, aus denen andere als elektronische Mittel für die Einreichung der Angebote verwendet wurden,
10. gegebenenfalls Angaben zu aufgedeckten Interessenkonflikten und getroffenen Abhilfemaßnahmen,
11. gegebenenfalls die Gründe, aufgrund derer mehrere Teil- oder Fachlose zusammen vergeben wurden, und
12. gegebenenfalls die Gründe für die Nichtangabe der Gewichtung von Zuschlagskriterien.

Normen

GWB

• GWB § 97 Allgemeine Grundsätze

Vergabeverordnung (VgV)

• VgV § 8 Dokumentation und Vergabevermerk

Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil A (VOB/A)<ref>Allgemeine Bestimmungen für die Vergabe von Bauleistungen</ref>

• VOB/A § 20 Abs. 1 Dokumentation

Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A) Ausgabe 2009</ref>

• VOL/A § 20: "Das Vergabeverfahren ist von Anbeginn fortlaufend zu dokumentieren, so dass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden."
• EG VOL/A § 24 - Dokumentation

Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen (VOF)

• VOF § 12 Dokumentation

Unterschwellenvergabeordnung (UVgO)<ref>Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer-und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte</ref>

• UVgO § 6 (Dokumentation) Abs. 1: Das Vergabeverfahren ist von Anbeginn fortlaufend in Textform nach BGB § 126b zu dokumentieren, sodass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden.

Erläuterungen

• Erläuterungen des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie zur Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte, S. 2

Muster

• Mustervergabeakte

Rechtsprechung

• OVG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 02.10.1991 - 7 A 10880/91

Publikationen

Fachaufsätze

• Nelskamp/Dahmen, Dokumentation im Vergabeverfahren, KommJur 2010, 208

Siehe auch

• Vergabevermerk
• Aktenführung
• Transparenzgebot

Fußnoten

<references/>