Niederschrift

Niederschriften von Sitzungen des Gemeinderats

Die Verhandlungen des Gemeinderats sind nach GO Art. 54 Abs. 1 Satz 1 niederzuschreiben. Die Niederschrift muß Tag und Ort der Sitzung, die Namen der anwesenden Gemeinderatsmitglieder und die der abwesenden unter Angabe ihres Abwesenheitsgrundes, die behandelten Gegenstände, die Beschlüsse und das Abstimmungsergebnis ersehen lassen (GO Art. 54 Abs. 1 Satz 2). Jedes Mitglied kann verlangen, daß in der Niederschrift festgehalten wird, wie es abgestimmt hat (GO Art. 54 Abs. 1 Satz 3). Die Niederschrift ist vom Vorsitzenden und vom Schriftführer zu unterschreiben und vom Gemeinderat zu genehmigen (GO Art. 54 Abs. 2). Die Gemeinderatsmitglieder können jederzeit die Niederschrift einsehen und sich Abschriften der in öffentlicher Sitzung gefaßten Beschlüsse erteilen lassen (GO Art. 54 Abs. 2 Satz 2). Die Einsicht in die Niederschriften über öffentliche Sitzungen steht allen Gemeindebürgern frei; dasselbe gilt für auswärts wohnende Personen hinsichtlich ihres Grundbesitzes oder ihrer gewerblichen Niederlassungen im Gemeindegebiet (GO Art. 54 Abs. 2 Satz 3).

Niederschrift über die Beratungen des Rechnungsprüfungsausschusses

Nach GO Art. 103 Abs. 1 Satz 2 sind über die Beratungen des Rechnungsprüfungsausschusses Niederschriften aufzunehmen.

Niederschrift über den Öffnungstermin (Vergaberecht)

Über den Öffnungstermin ist nach VOB/A § 14 Abs. 3 Satz 1 eine Niederschrift in Textform zu fertigen, in der die beiden Vertreter des Auftraggebers zu benennen sind. Der Niederschrift ist nach VOB/A § 14 Abs. 3 Satz 2 eine Aufstellung mit folgenden Angaben beizufügen:

a) Name und Anschrift der Bieter,

b) die Endbeträge der Angebote oder einzelner Lose,

c) Preisnachlässe ohne Bedingungen,

d) Anzahl der jeweiligen Nebenangebote.

Angebote, die nach Ablauf der Angebotsfrist eingegangen sind, sind in der Niederschrift oder in einem Nachtrag besonders aufzuführen (VOB/A § 14 Abs. 4 Satz 1). Die Eingangszeiten und die etwa bekannten Gründe, aus denen die Angebote nicht vorgelegen haben, sind zu vermerken (VOB/A § 14 Abs. 4 Satz 2).

Ein Angebot, das nachweislich vor Ablauf der Angebotsfrist dem Auftraggeber zugegangen war, aber dem Verhandlungsleiter nicht vorgelegen hat, ist mit allen Angaben in die Niederschrift oder in einen Nachtrag aufzunehmen (VOB/A § 14 Abs. 5 Satz 1). Den Bietern ist dieser Sachverhalt unverzüglich in Textform mitzuteilen (VOB/A § 14 Abs. 5 Satz 2). In die Mitteilung sind die Feststellung, ob die Angebote verschlüsselt waren, sowie die Angaben nach Absatz 3 Buchstabe a bis d aufzunehmen ((VOB/A § 14 Abs. 5 Satz 2). Im Übrigen gilt Absatz 4 Satz 2 (VOB/A § 14 Abs. 5 Satz 3).

Bei Ausschreibungen stellt der Auftraggeber den Bietern die in Absatz 3 Buchstabe a bis d genannten Informationen unverzüglich elektronisch zur Verfügung (VOB/A § 14 Abs. 6 Satz 1). Den Bietern und ihren Bevollmächtigten ist die Einsicht in die Niederschrift und ihre Nachträge (Absätze 4 und 5 sowie § 16c Absatz 3) zu gestatten (VOB/A § 14 Abs. 6 Satz 2).

Die Niederschrift darf nach VOB/A § 14 Abs. 7 nicht veröffentlicht werden.

Beurkundung der Beschlüsse der Mitgliederversammlung

"Wird die Änderung des Vorstandes eines eingetragenen Vereins zur Eintragung ins Vereinsregister angemeldet und ist in der Vereinssatzung bestimmt, dass die zugrundeliegenden Beschlüsse in einem Protokoll niederzulegen sind, das u. a von dem Protokollführer zu unterzeichnen ist, muss aus der der Anmeldung beizufügenden Abschrift des Protokolls für das Registergericht eindeutig erkennbar sein, dass der in der Satzung namentlich nicht genannte Protokollführer die Verantwortung für dessen Inhalt übernimmt. Demgemäß ist in der Regel zu verlangen, dass er in der Niederschrift ausdrücklich, z.B.: durch einen Zusatz bei seiner Unterschrift als "Protokollführer" bezeichnet ist."<ref>OLG Hamm, Beschluss vom 14.05.1996 - 15 W 476/95 = NJW-RR 1997, 484</ref>