Kategorie:Aktenführung: Unterschied zwischen den Versionen

VwVfG § 29, VwVfG § 79 "ist - mittelbar - eine Verpflichtung zum Führen der Akten zu entnehmen. Diese Pflicht gewährleistet das durch GG Art. 19 Abs. 4 geschützte rechtliche Gehör, indem ein Beteiligter eines Verwaltungsverfahren anhand der zu führenden Verwaltungsakte durch Akteneinsicht sich davon überzeugen kann, ob die gegen ihn angestrebten Maßnahmen rechtmäßig sind. Er wird in die Lage versetzt, seine Sichtweise geltend machen und die Erfolgsaussicht von Rechtsbehelfen prüfen zu können. Das Gebot der Aktenmäßigkeit, also die Verpflichtung zum Führen von Akten, umfasst daher auch das Gebot der Vollständigkeit der Akten und der Aktenerhaltung sowie das Verbot der Aktenverfälschung<ref>(zu alledem Kopp/Ramsauer, VwVfG, 11. Aufl. 2010, § 29, Rn. 1a)</ref>. Letztes soll eine wahrheitsgetreue Aktenführung gewährleisten. Hierzu gehört auch das fortlaufende Paginieren der Behördenakten. Es stellt u.a. sicher, dass die Akte nicht vor einer Akteneinsicht verändert werden kann, indem unpaginierte Bestandteile der Akte entfernt oder hinzugefügt werden. Folglich kann das Paginieren nicht über Gebühren abgegolten werden.<ref>VG Karlsruhe, Urteil vom 26.07.2011 - 6 K 2797/10 Abs. 40</ref>

Dokumentation des Vergabeverfahrens

Der öffentliche Auftraggeber dokumentiert das Vergabeverfahren von Beginn an fortlaufend in Textform nach BGB § 126b, soweit dies für die Begründung von Entscheidungen auf jeder Stufe des Vergabeverfahrens erforderlich ist<ref>VgV § 8 Abs. 1; UVgO § 6 Abs. 1</ref>. Dazu gehört nach VgV § 8 Abs. 1 zum Beispiel

• die Dokumentation der Kommunikation mit Unternehmen und
• interner Beratungen,
• der Vorbereitung der Auftragsbekanntmachung und
• der Vergabeunterlagen,
• der Öffnung der Angebote, Teilnahmeanträge und Interessensbestätigungen,
• der Verhandlungen und der Dialoge mit den teilnehmenden Unternehmen sowie
• der Gründe für Auswahlentscheidungen und den Zuschlag.

UVgO § 6 ist in deutlich vereinfachter Fassung dem VgV § 8 sowie dem bisherigen VOL/A § 20 nachgebildet. Im Unterschied zur Oberschwelle muss nach der UVgO jedoch kein förmlicher Vergabevermerk, sondern (lediglich) eine Dokumentation angefertigt werden. Aus Vereinfachungsgründen wurde wie bisher darauf verzichtet, die einzelnen zu dokumentierenden Daten aufzunehmen<ref>Erläuterungen des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie zur Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte, S. 2.</ref>.

Die Dokumentation sollte aber mindestens folgende Angaben enthalten:

• die Gründe für die Anwendung der Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb und der Verhandlungsvergabe,
• die Gründe für den Verzicht auf die Vergabe von Teil- und Fachlosen,
• die Gründe, warum der Gegenstand des Auftrags die Vorlage von Eignungsnachweisen erfordert und ggf. warum in diesen Fällen Nachweise verlangt werden müssen, die über die Eigenerklärungen hinausgehen,
• die Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Auswahl,
• die Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Ablehnung,
• den Namen des erfolgreichen Bieters und die Gründe für die Auswahl seines Angebotes,
• ggf. die Gründe, aus denen der Auftraggeber auf die Vergabe eines Auftrags oder einer Rahmenvereinbarung verzichtet hat.<ref>Erläuterungen des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie zur Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte, S. 2.</ref>

Absatz 2 sieht annähernd die gleichen Vorschriften für die Aufbewahrung von Angeboten, Teilnahmeanträgen und Anlagen vor wie die VgV für den Oberschwellenbereich. Die Aufbewahrung von Angeboten und Teilnahmeanträgen unterlegener Bieter oder Bewerber über den Zeitraum von drei Jahren hinaus (bis zum Ende der Vertragslaufzeit) ist jedoch nicht erforderlich.<ref>Erläuterungen des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie zur Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte, S. 2.</ref>

Vergabevermerk

Der öffentliche Auftraggeber fertigt nach VgV § 8 Abs. 2<ref>vgl. auch VOB/A § 20 EU, SektVO § 8, KonzVgV § 6</ref> über jedes Vergabeverfahren im Oberschwellenbereich einen Vermerk in Textform nach BGB § 126b an. Dieser Vergabevermerk umfasst mindestens Folgendes:

1. den Namen und die Anschrift des öffentlichen Auftraggebers sowie Gegenstand und Wert des Auftrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems,
2. die Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Auswahl,
3. die nicht berücksichtigten Angebote und Teilnahmeanträge sowie die Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Nichtberücksichtigung,
4. die Gründe für die Ablehnung von Angeboten, die für ungewöhnlich niedrig befunden wurden,
5. den Namen des erfolgreichen Bieters und die Gründe für die Auswahl seines Angebots sowie, falls bekannt, den Anteil am Auftrag oder an der Rahmenvereinbarung, den der Zuschlagsempfänger an Dritte weiterzugeben beabsichtigt, und gegebenenfalls, soweit zu jenem Zeitpunkt bekannt, die Namen der Unterauftragnehmer des Hauptauftragnehmers,
6. bei Verhandlungsverfahren und wettbewerblichen Dialogen die in § 14 Absatz 3 genannten Umstände, die die Anwendung dieser Verfahren rechtfertigen,
7. bei Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb die in § 14 Absatz 4 genannten Umstände, die die Anwendung dieses Verfahrens rechtfertigen,
8. gegebenenfalls die Gründe, aus denen der öffentliche Auftraggeber auf die Vergabe eines Auftrags, den Abschluss einer Rahmenvereinbarung oder die Einrichtung eines dynamischen Beschaffungssystems verzichtet hat,
9. gegebenenfalls die Gründe, aus denen andere als elektronische Mittel für die Einreichung der Angebote verwendet wurden,
10. gegebenenfalls Angaben zu aufgedeckten Interessenkonflikten und getroffenen Abhilfemaßnahmen,
11. gegebenenfalls die Gründe, aufgrund derer mehrere Teil- oder Fachlose zusammen vergeben wurden, und
12. gegebenenfalls die Gründe für die Nichtangabe der Gewichtung von Zuschlagskriterien.

Funktionen der Akte<ref>Quelle: Anforderungen an die ordnungsgemäße Aktenführung - Eine Handreichung für Führungskräfte, Der Archivar 66 (2013) Seite 169 - 173 Ziffer 2.2.</ref>

• Dokumentation
• Sicherung
• Prävention
• Planung, Steuerung

Anforderungen<ref>Quelle: Anforderungen an die ordnungsgemäße Aktenführung - Eine Handreichung für Führungskräfte, Der Archivar 66 (2013) Seite 169 - 173 Ziffer 3.</ref>

• Authentizität
• Integrität
• Benutzbarkeit
• Zuverlässigkeit

Institutionen

• Arbeitsgruppe „Elektronische Verwaltungsakte“

Normen

Vergabeverordnung (VgV)

• VgV § 8 Dokumentation und Vergabevermerk

Bayerisches Verwaltungsverfahrensgesetz (BayVwVfG)

• BayVwVfG Art. 29 (Akteneinsichtsrecht setzt Vorhandensein einer Akte voraus)

Technische Normen

• ISO 15489-1

Rechtsprechung

Bundesverfassungsgericht (BVerfG)

• BVerfG, Beschluss vom 06.06.1983 - 2 BvR 244/83 - Aktenführung durch die Ausländerbehörde

Oberverwaltungsgerichte (OVG)

• OVG Mecklenburg-Vorpommern, Beschluss vom 22.12.2000 - 2 L 38/99 - Beweislastumkehr bei Verletzung der Aktenführungspflicht einer Behörde

Verwaltungsgerichte

• VG Magdeburg, Beschluss vom 12.12.2017 - 7 B 985/17: "1. Wird zur Gewährung von Akteneinsicht die Versendung der Akten beantragt und gewährt, erfolgt diese als zusätzliche Leistung der Behörde (oder des Gerichts). Diese Leistung kann - unabhängig davon, ob die Akteneinsicht als solche kostenfrei ist - immer auch Grundlage eines eigenständigen Gebührentatbestandes sein.(Rn.22) 2. Das Gebot der Aktenmäßigkeit, also die Verpflichtung zum Führen von Akten, umfasst auch das Gebot der Vollständigkeit der Akten und der Aktenerhaltung sowie das Verbot der Aktenverfälschung. Letzteres soll eine wahrheitsgetreue Aktenführung gewährleisten. Hierzu gehört auch das fortlaufende Paginieren der Behördenakten. Es stellt u. a. sicher, dass die Akte nicht vor einer Akteneinsicht verändert werden kann, indem unpaginierte Bestandteile der Akte entfernt oder hinzugefügt werden. Folglich kann das Paginieren der Behördenakte nicht über Gebühren abgegolten werden. (Rn.23) 3. Das Kopieren von für eine Versendung vorgesehenen Verwaltungsvorgängen, in die Akteneinsicht beantragt worden ist, um den Akteninhalt zu sichern und ihn ggf. während des Versandzeitraumes für weitere Verwaltungstätigkeiten zur Verfügung zu haben, stellt keine gebührenfähige Amtshandlung dar.(Rn.24)
• VG Karlsruhe, Urteil vom 26.07.2011 - 6 K 2797/10

Vergabekammern

• VK Saarland, Beschluss vom 09.09.2019 - 2 VK 01/2019: "Die Abwicklung eines Vergabeverfahrens über entsprechende elektronische Plattformen entbindet den Auftraggeber nicht von einer Aktenführung, sei es elektronisch oder in Papierform, die den allgemeinen Anforderungen an Aktenklarheit und Aktenwahrheit genügen muss. Die Grundsätze der Richtigkeit und Vollständigkeit der Akten sind zu beachten."<ref>Amtlicher Leitsatz 1</ref>

Publikationen

Lexika

• Wikipedia ISO 15489
• Wikipedia Schriftgutverwaltung

Amtliche Veröffentlichungen

• Staatliche Archive Bayerns – Digitale Medien Nr. 3, Einheitsaktenplan für die bayerischen Gemeinden und Landratsämter mit Verzeichnis der Aufbewahrungsfristen (EAPl-Aufbewahrungsfristenverzeichnis; EAPlAufbew) (Stand: 1.4.2011) - Herausgegeben vom Bayerischen Gemeindetag, Bayerischen Städtetag, Bayerischen Landkreistag und von der Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns, München 2011 ISBN 9783938831045
• Einheitsaktenplan für die bayerischen Gemeinden und Landratsämter mit Verzeichnis der Aufbewahrungsfristen (Stand: 1.4.2011); EAPl-Aufbewahrungsfristenverzeichnis; EAPlAufbew

Kommentare

• Beuth Kommentar - Schriftgutverwaltung nach DIN ISO 15489-1, Ein Leitfaden zur qualitätssicheren Aktenführung ISBN 9783410226963

Fachbücher

• Philip Laue, Vorgangsbearbeitungssysteme in der öffentlichen Verwaltung: Rechtliche Rahmenbedingungen und Gestaltungsanforderungen, kassel university press GmbH, 2010, ISBN 9783899588705 print

Fachartikel

• Anforderungen an die ordnungsgemäße Aktenführung - Eine Handreichung für Führungskräfte, Der Archivar 66 (2013) Seite 169 - 173
• Akten in der Verwaltung - Grundprinzipien und Bedeutung rechtsstaatlicher Aktenführung

Arbeitsberichte

• Arbeitsgruppe "Elektronische Verwaltungsakte", "Anforderungen der Verwaltungsgerichtsbarkeit an die Führung elektronischer Verwaltungsakten" - eine Orientierungshilfe, JurPC Web-Dok. 66/2011, Abs. 1 - 73

BLOGs

• https://aktenkunde.hypotheses.org
  • Akten sind bunt: Farbstifte und ihr Wert für die Archivarbeit

Siehe auch

• Aktenklarheit
• Aktenwahrheit
• Aufbewahrungsfrist
• Elektronische Akte
• Gebot der Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns
• Paginierung
• Vergabeakte
• Vergabevermerk

Fußnoten

<references />